גבייה שוטפת ומעקב תשלומים מלקוחות

גבייה שוטפת מלקוחות היא העבודה השקטה שמונעת מחשבונית להפוך לחוב: מעקב מסודר, תזכורת בזמן ושיחה נעימה. אתם נשארים עם קשר טוב עם הלקוח, והכסף נכנס.

רוב בעלי העסקים שונאים לבקש כסף. אז זה נדחה, עוד שבוע ועוד שבוע, עד שהחשבונית נשכחת. כשמישהי אחרת עושה את זה באופן קבוע, זה הופך לחלק מהשגרה.

מה כולל השירות?

• הוצאת חשבוניות ודרישות תשלום.
• טבלת מעקב מסודרת: מי שילם, מי מאחר וכמה.
• תזכורות ללקוחות בטלפון, במייל ובוואטסאפ.
• מעקב אחר תשלומים שנכנסו לבנק.
• דיווח תקופתי לכם על מצב התשלומים.

למה זה עובד?

תזכורת שמגיעה בזמן לא נתפסת כלחץ, אלא כהתנהלות מסודרת. כשיש נוהל קבוע, הלקוחות לומדים אותו. וגם בשיחה קשה יותר, עדיף שמישהי שאינה בעל העסק תנהל אותה, כדי לשמור על הקשר שלכם עם הלקוח.

מה זה לא

השירות הזה הוא גבייה שוטפת ולא גביית חובות אבודים. אם חוב כבר הפך למחלוקת משפטית, נכון לפנות לעורך דין או לחברת גבייה. המטרה שלי היא שתגיעו לשם כמה שפחות.

למי זה מתאים?

לעסקים שעובדים בתשלום אחרי ביצוע, כמו נותני שירותים, יועצים וספקים לעסקים, ולכל מי שגילה שהוא מממן את הלקוחות שלו. הגבייה משתלבת טוב עם הנהלת חשבונות במיקור חוץ וגם עם שירותי אדמיניסטרציה.

איך נראה תהליך הגבייה

הקביעות היא מה שמוציא את הגבייה מהתחום האישי. זה לוח לדוגמה, ומתאימים אותו לעסק ולקשר שלכם עם כל לקוח:

• כמה ימים לפני המועד: הודעה קצרה שהתשלום מתקרב.
• יום אחרי המועד: בדיקה אם הכול בסדר, ולמה התשלום לא נכנס.
• שבוע אחרי: שיחת טלפון, כי מייל שלישי באותו נושא כבר לא נפתח.
• שבועיים אחרי: שיחה נוספת, הפעם על מועד מוסכם.
• חודש אחרי: חוזרים אליכם עם כל המידע, ואתם מחליטים מה הלאה.

כל שלב מתועד: מתי פנינו, מי ענה ומה נאמר. אם בסוף זה יגיע לעורך דין, התיעוד הזה יעזור מאוד. עוד על הגישה הזו תמצאו במאמר כללים לגבייה מלקוחות.

מה הלקוח שלכם שומע

פנייה טובה היא עניינית, נעימה ובלי התנצלות. למשל, עם פרטים לדוגמה בלבד:

"היי דנה, חשבונית 1234 הייתה לתשלום ב-10 לחודש ועדיין לא ראינו אותה. תוכלי לבדוק ולעדכן אותי מתי היא יוצאת? מצורף עותק."

יש בה את כל הפרטים ואין בה איומים. לא מבקשים טובה, אלא תשלום על עבודה שנעשתה. את הטון מתאימים לעסק שלכם, ועם לקוח ותיק מדברים אחרת מאשר עם לקוח חדש.

מה צריך מכם

• תנאי התשלום שסיכמתם עם הלקוחות, ורשימה של החשבוניות הפתוחות.
• מי מטפל בתשלומים אצל כל לקוח, אם אתם יודעים.
• לקוחות שדורשים יחס מיוחד, או שאתם מעדיפים לדבר איתם בעצמכם.
• החלטה שלכם בכל מה שמשנה את העסקה: הסדר תשלומים, ויתור על סכום או עצירת עבודה מול לקוח.

מה תגלו מהמעקב

טבלת גבייה מעודכנת היא גם כלי ניהול. אם אותו לקוח מאחר בכל חודש, אולי צריך לשנות לו את תנאי התשלום או לבקש מקדמה. ואם רוב הלקוחות מאחרים, אולי הבעיה אצלכם: חשבוניות שיוצאות מאוחר או תנאים שלא נאמרו בבירור. בנוסף, אתם רואים מראש כמה כסף אמור להיכנס ומתי, ולא מגלים באמצע החודש שחסר לכם לתשלומים.

רוצים לבדוק אם זה מתאים לעסק שלכם? השאירו פרטים או חייגו ל-054-6760818, ונדבר.