מה זה ריטיינר חודשי, ואיך בוחרים חבילת שעות שמתאימה לעסק?

ריטיינר חודשי הוא הסכם קבוע עם ספק: משלמים כל חודש על היקף עבודה שהוגדר מראש, ובתמורה מקבלים מישהו שמכיר את העסק ושומר לכם זמן. בתחום של שירותי משרד, זה בדרך כלל נראה כמו חבילה של כך וכך שעות בחודש. כדי לבחור נכון, צריך לדעת כמה שעות העסק באמת צריך, ולא כמה נשמע לכם הגיוני.

ואם הגעתם לכאן כי חיפשתם מכשיר ליישור שיניים, אז לא, אתם במקום הלא נכון. סליחה.

למה בכלל ריטיינר ולא לפי שעה

תשלום לפי שעה נשמע חופשי יותר, ויש מקרים שהוא באמת עדיף: פרויקט חד-פעמי, סידור ארכיון, עומס של תקופה מסוימת. אבל כשמדובר בעבודה שחוזרת כל חודש, יש לריטיינר כמה יתרונות:

• מישהו מכיר את העסק. אתם לא מסבירים הכול מחדש בכל פעם.
• יש לכם מקום ביומן של הספק. ספק טוב עסוק, ומי שמוזמן מראש מקבל עדיפות.
• אפשר לתכנן תקציב. אתם יודעים מראש מה ההוצאה החודשית.
• העבודה קורית בלי שתזמינו אותה. חשבוניות יוצאות, מעקבים מתבצעים, ואתם לא צריכים לזכור לבקש.

החיסרון ברור: אתם מתחייבים לסכום גם בחודש שקט. לכן החישוב הבא חשוב.

איך מחשבים כמה שעות צריך

אל תנחשו. תעשו את זה ככה:

שלב 1: רושמים שבוע אחד. כל משימה שעשיתם ואפשר היה להעביר למישהו אחר, וכמה זמן היא לקחה.

שלב 2: מסמנים את מה שבאמת עובר. חשבוניות, הצעות מחיר, מעקבי תשלום, תיאומים, ספקים, מיילים.

שלב 3: כופלים. את סך השעות השבועי כופלים בכ-4.3 כדי לקבל חודש.

שלב 4: מוסיפים משימות חודשיות. הכנת חומר לרואה החשבון, גבייה של סוף חודש, דוחות. אלה לא מופיעים בכל שבוע, אבל הם קיימים.

שלב 5: מורידים קצת. מי שעושה משימה כל יום הוא בדרך כלל מהיר יותר מכם. ומצד שני, בהתחלה תהיה תקופת למידה, אז אל תורידו יותר מדי.

דוגמה לחישוב

נניח עסק של שני שותפים שנותן שירותים. אלה מספרים שהמצאתי להמחשה, ושום דבר מעבר לזה. אחרי שבוע של רישום, הם מגלים שעל מה שאפשר להעביר הם מוציאים:

3.5 שעות כפול 4.3 הן כ-15 שעות בחודש. מוסיפים שעתיים של הכנת חומר לרואה החשבון בסוף החודש, ומגיעים ל-17. כאן זו החלטה אמיתית: לבחור חבילה של עד 20 שעות, ולהשאיר קצת אוויר לחודשים לחוצים.

שימו לב שהתוצאה לא אומרת שצריך בדיוק את זה לנצח. בחודשים הראשונים בדרך כלל מגלים עוד משימות שאפשר להעביר, דברים שעד עכשיו פשוט לא נעשו בכלל, כמו מעקב אחרי לקוחות ישנים. זו הסיבה שכדאי לבדוק את ההיקף שוב אחרי כמה חודשים, ולא רק פעם אחת.

אם אחרי החישוב אתם עדיין מתלבטים בין שתי רמות, בדרך כלל עדיף להתחיל בקטנה ולראות מה קורה בפועל. קל יותר לעלות מאשר להרגיש שאתם משלמים על שעות שלא הצלחתם לנצל.

שלוש רמות, ולמי כל אחת מתאימה

אצלי החבילות נראות ככה, וזה גם דגם טוב לחשוב עליו:

עד 10 שעות בחודש: חבילת היכרות. לעסק קטן, או למי שרוצה להתחיל בקטן ולראות איך זה עובד. מתאים למשימות מוגדרות, כמו חשבוניות, מעקב תשלומים וקצת תיאומים. כשתי שעות וחצי בשבוע.

עד 20 שעות בחודש: חבילה יום-יומית. כשיש שוטף של ממש: הצעות מחיר, גבייה, ספקים ויומן. כחמש שעות בשבוע.

עד 36 שעות בחודש: חבילת פרימיום. כשכבר רוצים שמישהי תחזיק את רוב הצד המשרדי של העסק. כשמונה שעות בשבוע.

אם יצא לכם הרבה מעבר לזה, באופן קבוע, כדאי לבדוק גם אפשרויות אחרות, כולל עובד בעסק. בכמה באמת עולה עובד פירקתי את החשבון.

מה לבדוק לפני שחותמים

• מה נחשב שעת עבודה? האם משלמים על שעות נטו, כלומר על הזמן שהושקע בעבודה שלכם בלבד? זו שאלה ראשונה בעיניי.
• איך מדווחים? תדעו בכל חודש על מה הלכו השעות. בלי דיווח, אין לכם דרך לדעת.
• מה קורה לשעות שלא נוצלו? עוברות לחודש הבא, נעלמות, או משהו באמצע? רק צריך שזה יהיה ברור.
• ומה קורה אם חורגים? מה התעריף לשעה נוספת, והאם מקבלים התראה לפני שזה קורה.
• מה תקופת ההתחייבות? חודש לחודש, או חצי שנה? ובכמה זמן מראש אפשר לעצור?
• אפשר לשנות היקף? עסק גדל. אתם צריכים לדעת שאפשר לעלות ולרדת.
• מי מבצע? אותו אדם, או מי שפנוי?
• מה עם סודיות ומידע? הסכם סודיות ומה קורה עם הקבצים כשהקשר מסתיים.

הטעויות הנפוצות

לקנות יותר מדי כבר בהתחלה. עדיף להתחיל קטן ולהוסיף, אחרי שראיתם איך זה עובד.

לא להעביר עבודה. זו טעות שפוגשים הרבה. סגרתם ריטיינר, ואתם עדיין עושים הכול בעצמכם, כי "עד שאני אסביר". אחרי שלושה חודשים אתם מרגישים שזה לא משתלם, וזה נכון. קובעים רשימת משימות מההתחלה.

לבחור רק לפי מחיר לשעה. מי שעובדת מהר ומכירה את העסק שלכם תעלה פחות בסוף גם בתעריף גבוה יותר. ספרו את מה שנעשה, לא רק את מחיר השעה.

לא לבדוק אחרי כמה חודשים. העסק משתנה. שווה לשבת אחת לכמה חודשים ולשאול אם ההיקף עדיין נכון.

להתחיל בלי רשימת עדיפויות. אם יש לכם 10 שעות בחודש ו-30 שעות של משימות, מישהו צריך להחליט מה קודם. תקבעו את זה מראש, אחרת הזמן ילך על מה שצעק הכי חזק, ולא על מה שהכי חשוב. כדאי לסכם גם מה עושים כשמגיע חודש לחוץ במיוחד: מוסיפים שעות, או דוחים משהו לחודש הבא.

לשכוח לעדכן את הספק. אם משהו השתנה בעסק, שירות חדש או מחירון חדש, ספרו. מי שעובדת בשבילכם יכולה לפעול רק לפי מה שהיא יודעת.

השורה התחתונה

ריטיינר טוב הוא כזה שאתם לא חושבים עליו. העבודה נעשית, אתם מקבלים דיווח, ואתם יודעים מה ההוצאה. אצלי, כמו שתמיד כתוב באתר: משלמים רק על הזמן שהושקע נטו, על הדברים שאתם צריכים. לא על הפסקות קפה ולא על שיחות מסדרון.

אם אתם רוצים לראות איך זה מתורגם לעסק שלכם, עברו לכמה עולים שירותי משרד במיקור חוץ. ואם עוד לא ברור לכם מה בכלל אפשר להעביר, הרשימה נמצאת במה זה שירותי אדמיניסטרציה.