מזכירה מרחוק ושירותי מזכירות לעסקים קטנים

מזכירה מרחוק נותנת לעסק קטן את כל מה שמזכירה טובה עושה, בלי תקן, בלי עמדה ובלי משכורת קבועה. משלמים לפי שעות עבודה, ומגדילים רק כשהעסק צריך.

התחלתי את הדרך המקצועית שלי כמזכירת מחלקת הנדסה בחברה בינלאומית. אני יודעת בדיוק מה מחזיק משרד, ומה קורה כשאין מי שיחזיק אותו.

מה כוללים שירותי מזכירות לעסקים?

תיאום פגישות וניהול יומנים.
כתיבה, עריכה והגהה של מסמכים.
טיפול בטפסים ובבירוקרטיה.
הצעות מחיר, חשבוניות וקבלות.
מעקב מול לקוחות וספקים.
אישורי הגעה וארגון אירועים.

מזכירה בשכר או מזכירה מרחוק?

	מזכירה בשכר	מזכירה מרחוק
תשלום	משכורת חודשית קבועה	שעות עבודה בפועל
עלויות נלוות	פנסיה, ביטוח לאומי, נסיעות, חופשה	אין, מקבלים חשבונית
עמדת עבודה	נדרשת	לא נדרשת
גמישות בהיקף	מוגבלת	לפי צורכי העסק

לחישוב מלא של עלות העסקה, נסו את המחשבון עובד מול מיקור חוץ.

למי מזכירה מרחוק מתאימה?

לעסקים שעומס המשרד בהם לא מצדיק משרה מלאה, אבל כבר גדול מדי בשביל בעל העסק. למשל עצמאים ובעלי מקצועות חופשיים שמקבלים לקוחות, יועצים, או עסק קטן שהחזיק עד היום הכול על הטלפון של הבעלים.

מה זה לא

מזכירה מרחוק איננה מוקד טלפוני של 24 שעות. אם אתם צריכים מענה רציף בכל שעה, מוקד ייתן לכם את זה. אצלי מקבלים אנשים שמכירים את העסק ומטפלים בעניינים עד הסוף. לניהול רחב יותר של כלל המשרד, ראו שירותי משרד מרחוק.

מה מתאים לעבודה מרחוק, ומה לא

רוב עבודת המזכירות לא דורשת נוכחות, אבל לא כולה. עדיף לדעת את זה מראש:

מתאים: תיאום פגישות, ניהול יומן, הפקת מסמכים, טפסים, מעקב מול לקוחות וספקים ואישורי הגעה.
לא מתאים: קבלת לקוחות בדלת, טיפול בדואר פיזי, ארכיון נייר במשרד וכל מה שדורש ידיים במקום.

אם רוב היום שלכם תלוי בנוכחות פיזית, מזכירה בשכר תתאים יותר. השוואה מפורטת בין שתי הדרכים יש במאמר מזכירה בשכר או מזכירה מרחוק.

איך עובד תיאום פגישות מרחוק

כדי שמישהי אחרת תנהל לכם את היומן, היא צריכה לדעת מה הכללים שלכם. מגדירים אותם פעם אחת:

באילו ימים ושעות אתם מקבלים פגישות.
כמה זמן נדרש לכל סוג פגישה, וכמה זמן להשאיר ביניהן.
מי מקבל עדיפות כשיש התנגשות.
מתי יוצאת תזכורת, ומה עושים כשמישהו מבטל.

מכאן, אתם מסתכלים ביומן ורואים מה נקבע, בלי הלוך ושוב של "מתי נוח לך?".

מה מכינים לפני שמתחילים

לא צריך סדר מושלם כדי להתחיל, אבל הדברים האלה עוזרים:

רשימה של המשימות שמעסיקות אתכם היום, גם אם היא לא מסודרת.
תבניות של מסמכים והצעות מחיר, אם יש לכם.
רשימת ספקים ואנשי קשר קבועים.
הגישות למערכות שהעבודה דורשת, ורק להן.

בלי עמדה אצלכם ובלי ציוד. מה שחסר, משלימים תוך כדי עבודה.

כמה עולה מזכירה מרחוק

משלמים על שעות עבודה בפועל, בחבילות של עד 10, עד 20 או עד 36 שעות בחודש. המחיר נקבע אחרי שיחה, לפי סוג המשימות. הפירוט נמצא בעמוד המחירים. כדי להשוות לעלות של עובדת בשכר, אפשר להיעזר במחשבון עלות מעסיק.

רוצים לבדוק אם זה מתאים לעסק שלכם? השאירו פרטים או חייגו ל-054-6760818, ונדבר.