מזכירה בשכר או מזכירה מרחוק? השוואה בלי סיסמאות

מזכירה בשכר מתאימה כשיש עבודה למשרה מלאה וצריך מישהי פיזית במקום. מזכירה מרחוק מתאימה כשהעבודה היא בעיקר במחשב ובטלפון, וכמות השעות לא מצדיקה משרה. זו התשובה הקצרה, ושימו לב שהיא לא "תמיד מרחוק", למרות שאני מי שאני ואפשר היה לצפות ממני להגיד את זה.

בואו נעשה סדר, כי בהחלטה הזאת רוב הטעויות נובעות מהשוואה של המחיר בלבד.

ההשוואה בטבלה אחת

מתי מזכירה בשכר היא הבחירה הנכונה

בואו נתחיל דווקא מכאן, כי אני מעדיפה שתבחרו נכון גם אם זה לא אני.

• יש קבלת קהל. מישהו צריך לפתוח את הדלת, לקבל פנים ולהכין קפה.
• יש עבודה פיזית במקום. דואר, סחורה, ארכיון נייר, ציוד.
• יש עבודה ל-150 שעות בחודש ויותר, באופן יציב. בהיקף כזה עובדת עשויה לצאת משתלמת יותר.
• צריך מישהי שיושבת בישיבות ושומעת הכול. יש עסקים שבהם הרבה קורה במסדרון.
• הצוות גדול. מזכירה שמשרתת עשרה אנשים היא תפקיד אחר לגמרי.

אם זה אתם, גייסו. רק תחשבו קודם את העלות האמיתית, ולא רק את הברוטו. עשיתי את החשבון המלא בכמה באמת עולה עובד.

מתי מזכירה מרחוק מנצחת

• העבודה לא ממלאה משרה. אם יש לכם 10, 20 או 30 שעות עבודה בחודש, אין טעם לשלם על מאה וחמישים.
• אין לכם משרד, או שהוא בעצם השולחן בסלון.
• העומס משתנה. חודש לחוץ ואחריו חודש רגוע.
• אתם רוצים ניסיון. לכמה שעות בחודש, אפשר לקבל מישהי שכבר ראתה הכול, בלי לשלם על משרה בכירה מלאה.
• נמאס לכם לנהל. מי שעברה תקופה של גיוס, חפיפה ועזיבה, יודעת למה אני מתכוונת.

מה שבאמת שונה ביום-יום

תקשורת. עם מזכירה בשכר פשוט אומרים לה משהו בדרך לקפה. מרחוק צריך לכתוב. בהתחלה זה מרגיש כמו עבודה נוספת. אחרי חודש מגלים שמשימה כתובה היא גם משימה שלא נשכחת.

שעות. על עובדת משלמים גם כשאין מה לעשות. בעבודה מרחוק, שעה שקטה לא עולה לכם. מצד שני, לא תמיד אפשר לקבל מענה באותה דקה בדיוק, ולכן חשוב לסכם מראש זמינות וזמני תגובה.

ידע. עובדת שנמצאת אצלכם כל יום קולטת המון בלי שאמרתם מילה. ספקית חיצונית צריכה שיסבירו לה, ולכן השבועות הראשונים חשובים במיוחד.

תלות. אם העובדת שלכם חולה, יש בעיה. גם אם המזכירה מרחוק חולה, יש בעיה. תשאלו מראש מה קורה במקרה כזה, בשני המודלים.

איך נראה המעבר בפועל

אחת הסיבות שאנשים נשארים עם המצב הקיים היא שלא ברור להם איך מתחילים. הנה איך נראה חודש ראשון סביר עם מזכירה מרחוק:

שבוע ראשון: לומדים את העסק. שיחת היכרות, רשימת משימות, גישה ליומן ולמערכת החשבוניות, דוגמאות למיילים ולהצעות מחיר. בשבוע הזה אתם עוד משקיעים זמן, ואל תתפלאו אם זה ירגיש כמו יותר עבודה ולא פחות.

שבוע שני: משימה אחת או שתיים רצות. למשל תיאום פגישות והוצאת חשבוניות. אתם עוד בודקים, מתקנים ומבהירים איך אתם אוהבים שעושים דברים.

שבוע שלישי: מוסיפים. מעקב תשלומים, עבודה מול ספקים, מענה למיילים. אתם מתחילים לשאול פחות.

שבוע רביעי: בודקים. מה עובד, מה עוד תקוע, וכמה שעות זה באמת לקח. זה הזמן לעדכן את ההיקף.

גם עם מזכירה בשכר יש תקופת חפיפה, אז זה לא חיסרון של העבודה מרחוק. ההבדל הוא שמרחוק אתם חייבים לכתוב את הדברים כבר מההתחלה, וזה בדרך כלל מועיל לעסק גם בלי קשר. ביום שמשהו משתנה, הידע לא יושב רק בראש של מישהי.

עוד דבר שכדאי לחשוב עליו הוא איך הלקוחות פוגשים את המזכירה. אם היא עונה בשם העסק, מתי היא עונה, ומה היא אומרת כשהיא לא יודעת תשובה. כדאי לסכם ניסוח פתיחה קבוע, ולהגדיר מראש מה עובר אליכם. ככה הלקוח מקבל חוויה אחידה, בלי קשר למיקום של השולחן.

איך להחליט בעשר דקות

תענו על ארבע שאלות:

1. כמה שעות עבודה אמיתיות יש בחודש? לא להרגשה. רשמו שבוע שלם וכפלו.
2. כמה מזה חייב להיעשות פיזית אצלכם? אם כמעט הכול נעשה במחשב ובטלפון, המיקום לא משנה.
3. כמה העומס יציב? חודשים דומים זה לזה מתאימים למשרה. עליות וירידות מתאימות לשעות.
4. כמה אתם רוצים לנהל? עובדת דורשת ניהול, גם טובה.

הרבה עסקים מגלים שהתשובה נמצאת באמצע: מתחילים מרחוק בהיקף קטן, ורק כשיש עבודה למשרה מלאה עוברים לגיוס. זה סדר הגיוני, ובשלב הזה כבר יודעים בדיוק מה התפקיד. אפשר להגיד שאתם לא צריכים עוד עובד, אתם צריכים שהעבודה תיעשה, עד שיתברר שכן צריך.

ואם אתם כבר מעסיקים מזכירה ושוקלים שינוי, אל תמהרו. זו החלטה שנוגעת באדם, ויש בה גם דיני עבודה. קודם תבדקו אם אפשר לשנות היקף, ודברו עם עורך דין או עם רואה החשבון לפני כל צעד. ולהפך: גם אם מזכירה מרחוק עובדת לכם מצוין, ביום שבו העסק גדל מספיק, גיוס עובדת יכול להיות הצעד הנכון. ההחלטה הזאת לא חייבת להיות לתמיד.

כדאי גם לבדוק את העניין מהכיוון של הלקוחות שלכם. אם הם מגיעים אליכם פיזית, נוכחות של מישהי בכניסה היא חלק מהשירות. אם הם מדברים איתכם רק בוואטסאפ, אין להם שום דרך לדעת איפה יושבת המזכירה, וגם לא אכפת להם.

שאלות לפני שבוחרים מזכירה מרחוק

• כמה לקוחות היא מחזיקה במקביל, ואיך היא מחלקת ביניהם את הזמן?
• מה זמני התגובה שלה?
• מה קורה כשהיא בחופשה או חולה?
• איך נמדדות השעות, ואיך תדעו על מה שילמתם?
• איך היא שומרת על המידע שלכם?
• מי עונה לכם בפועל: אותה אחת תמיד, או צוות מתחלף?

על השאלה האחרונה אני עונה בקלות: אני מנהלת את העבודה, וצוות העובדות שלי מטפל בה. אנשים אמיתיים, לא בוט. אם תרצו לראות מה זה כולל, הכול מפורט בעמוד מזכירה מרחוק. ומי שרוצה להבין מראש את סדרי הגודל, יכול לעבור לכמה עולים שירותי משרד במיקור חוץ.