מה זה שירותי אדמיניסטרציה, ומה הם כוללים בפועל?
כל מה שצריך לקרות בעסק כדי שהוא יתפקד, ואף לקוח לא משלם עליו ישירות. הסבר פשוט, רשימת משימות אמיתית, ואיך יודעים מה להוציא החוצה.
תמי הרשקוביץשירותי תפעול לעסקים
פורסם · 5 דק' קריאה
שירותי אדמיניסטרציה הם כל העבודה השוטפת שמחזיקה עסק על הרגליים ואף לקוח לא משלם עליה ישירות: הצעות מחיר, חשבוניות, מעקב תשלומים, תיאום פגישות, ספקים, מסמכים ובירוקרטיה. כשמקבלים אותם כשירות, מישהו אחר עושה את כל זה בשבילכם, ואתם חוזרים לעשות את מה שפתחתם עסק בשבילו.
המילה "אדמיניסטרציה" נשמעת כמו משהו ששייך לחברה גדולה עם קומה של פקידים. בפועל, גם לעסק של אדם אחד יש אדמיניסטרציה. פשוט שם היא קורית בעשר בלילה, על הספה, מהטלפון.
מה נכנס לזה בפועל
הרשימה משתנה מעסק לעסק, אבל אלה הדברים שחוזרים כמעט תמיד:
- לקוחות: הוצאת הצעות מחיר, מעקב אחרי מי שלא חזר, מענה ללידים ושמירה על קשר.
- כסף: הפקת חשבוניות וקבלות, מעקב אחרי תשלומים נכנסים ויוצאים, גבייה מלקוחות.
- יומן: תיאום פגישות, תזכורות, ניהול הזמן של בעל העסק.
- ספקים: איתור ספקים, הזמנת ציוד, טיפול במשלוחים ובתשלומים.
- מסמכים: כתיבה, עריכה והגהה של מסמכים עסקיים, סידור וארכוב.
- בירוקרטיה: טפסים, בקשות, והטלפונים האלה שמחכים בהם חצי שעה על הקו.
- אירועים: ארגון אירועים עסקיים ואישורי הגעה.
שימו לב שרובם לא קשים. אף אחד מהם לא דורש גאונות. הבעיה היא שהם אף פעם לא נגמרים, וכל אחד מהם קטן מספיק כדי שתגידו "אני כבר אעשה את זה רגע". ובסוף היום אתם מגלים שכל היום עשיתם רק "רגע".
מה זה לא
כדאי לדעת גם איפה זה נגמר, כי פה נוצרות אי הבנות.
אדמיניסטרציה היא לא תחליף לרואה חשבון. הכנת חומר מסודר בשבילו היא בהחלט חלק מהעבודה, אבל ייעוץ מס ודיווחים לרשויות שייכים לגורם המוסמך. גם ייעוץ משפטי נשאר אצל עורך הדין.
היא גם לא תחליף להחלטות שלכם. מישהי יכולה לרדוף אחרי לקוח שלא שילם, אבל ההחלטה אם לתת לו עוד הנחה או לעצור את העבודה היא שלכם. התפקיד שלי הוא שההחלטה הזאת תגיע אליכם מסודרת, עם כל המידע, ושלא תצטרכו לזכור אותה לבד.
איך יודעים שהגיע הזמן להוציא את זה החוצה
בעיניי אלה הסימנים הברורים:
- חשבוניות יוצאות באיחור, כי פשוט לא הגעתם אליהן. כל עיכוב כזה דוחה גם את הכסף שלכם.
- לקוחות שמחכים להצעת מחיר. לא בגלל שאתם לא רוצים אותם, אלא בגלל שאין לכם רגע לשבת על זה.
- אתם לא יודעים בלי לבדוק מי חייב לכם כסף.
- סופי השבוע הפכו ליום ניירת.
- יש לכם רשימת "דברים שצריך לטפל בהם" שרק הולכת ומתארכת, ואותם פריטים חוזרים עליה כבר חודשים.
ושימו לב: אף אחד מהסימנים האלה לא אומר שאתם מנהלים רע את העסק. להפך, ברוב המקרים הם אומרים שיש לכם יותר עבודה ממה שאדם אחד יכול להחזיק. אם הנהנתם לפחות לשניים מהם, המאמר הזה נכתב בשבילכם. בעל העסק צריך לנהל את העסק, לא את כל מה שמסביב.
איך זה נראה בשבוע רגיל
כדי שזה לא יישאר תיאורטי, הנה דוגמה לשבוע של אדמיניסטרציה בעסק שנותן שירותים. זו דוגמה שבניתי להמחשה, ואצלכם זה ייראה קצת אחרת:
- ראשון: עוברים על המיילים שהצטברו, מעדכנים את היומן לשבוע, ומכינים הצעות מחיר שנשארו מהשבוע הקודם.
- שני: מתקשרים ללקוחות שקיבלו הצעה ולא ענו. מזמינים חומרים מהספק.
- שלישי: מוציאים חשבוניות על מה שהסתיים, ובודקים אילו תשלומים נכנסו לבנק.
- רביעי: שולחים תזכורות למי שעבר את מועד התשלום, ומטפלים בטופס שמישהו ביקש כבר שבועיים.
- חמישי: מסכמים לבעל העסק מה נעשה ומה מחכה להחלטה שלו, ומסדרים את המסמכים של השבוע בתיקיות.
תראו כמה מזה דורש את המקצוע שלכם. בדיוק. עכשיו דמיינו שכל זה קורה בלי שאתם צריכים לזכור שזה קיים, ושבחמישי אתם מקבלים הודעה קצרה עם שלוש שאלות וזהו.
כדאי גם לשים לב שלא כל משימה דורשת הרבה זמן. הרבה פעמים מה שמתיש אתכם הוא לא השעה שהמשימה לוקחת, אלא שהיא תקועה לכם בראש שלושה ימים. כשמישהי אחרת אחראית עליה, היא יוצאת גם מהיומן וגם מהראש, וזה רווח שקשה למדוד בשעות.
מה לא כדאי להעביר ביום הראשון
אם זו הפעם הראשונה שאתם מעבירים עבודה החוצה, אל תתחילו מהדבר הכי רגיש. קל להתחיל מהמשימות שחוזרות על עצמן ושקל לבדוק אותן: חשבוניות, תיאום פגישות, מעקב אחרי הצעות מחיר. אחרי שנוצר אמון, אפשר להוסיף שיחות עם לקוחות, מיילים בשמכם וטיפול בגבייה. סדר כזה חוסך לחץ לשני הצדדים, ונותן לכם זמן לראות שהעבודה נעשית כמו שאתם רוצים.
שלוש דרכים לקבל את השירות
עובד בעסק. יושב אצלכם, זמין כל היום, ומכיר את העסק מבפנים. מתאים כשיש עבודה למשרה מלאה או כמעט מלאה. כדאי לקרוא קודם כמה באמת עולה עובד, כי המספר מפתיע.
פרילנסר או ספק חיצוני לפי שעות. משלמים על מה שנעשה, בלי התחייבות של משרה. מתאים כשיש עשרות שעות בחודש ולא מאה וחמישים.
בן משפחה שעוזר. זה עובד עד שזה לא עובד. אני לא אפתח פה את הנושא, אתם יודעים למה אני מתכוונת.
איך עובדים עם ספק חיצוני בלי שזה יתפרק
מניסיוני, מה שמחזיק קשר כזה לאורך זמן הם כמה דברים פשוטים:
- רשימת משימות כתובה. מה עובר אליי, מה נשאר אצלכם, ומה קורה כשמשהו נופל בין הכיסאות.
- ערוץ תקשורת אחד. לא חצי בוואטסאפ, חצי במייל וחצי בעל פה במסדרון.
- גישה מסודרת. למערכת החשבוניות, ליומן ולמיילים, במידה ולפי מה שבאמת נדרש.
- עדכון קבוע. בלי לרדוף. אתם צריכים לדעת מה נעשה בלי לשאול.
- סמכויות ברורות. עד איזה סכום אפשר לאשר, ומתי מתקשרים אליכם.
ואם משהו לא עובד, תגידו את זה מוקדם. רוב התקלות בקשר כזה הן לא מקצועיות, אלא פשוט ציפיות שאף אחד לא אמר בקול. שיחה קצרה בשבוע השני חוסכת הרבה תסכול בחודש השלישי.
וכדאי לחזור לרשימה אחת לכמה חודשים, כי מה שהיה נכון כשהתחלתם לא בהכרח נכון גם היום.
וזה בעצם מה שאני עושה
15 שנה עבדתי בחברה בינלאומית. התחלתי כמזכירת מחלקת הנדסה, והמשכתי עד לניהול מחלקת הלוגיסטיקה, עם ספקים בעייתיים, מו"מ שעלה על שרטון ומשרדי ממשלה. היום אני עושה את זה לעסקים, כאדם אמיתי ולא כבוט, ומשלמים לי על שעות נטו.
אם בא לכם לראות איך זה נראה אצלי, הכול מרוכז בעמוד שירותי אדמיניסטרציה. ואם אתם מחפשים מישהי שתחזיק את כל המשרד ולא רק משימות נקודתיות, תציצו בשירותי משרד מרחוק.
שאלות נפוצות
מה זה שירותי אדמיניסטרציה?
שירותי אדמיניסטרציה הם ביצוע העבודה השוטפת שמחזיקה את העסק: הצעות מחיר, חשבוניות, מעקב תשלומים, תיאום פגישות, ספקים, מסמכים ובירוקרטיה. אפשר לקבל אותם מעובד בעסק או מספק חיצוני.
מה ההבדל בין אדמיניסטרציה לניהול משרד?
בשימוש יומיומי המונחים חופפים. ניהול משרד נשמע רחב יותר ומדבר על ההתנהלות של המשרד כולו, ואדמיניסטרציה מדברת בדרך כלל על המשימות עצמן. מה שחשוב הוא לסכם עם הספק רשימת משימות ברורה.
האם שירותי אדמיניסטרציה כוללים הנהלת חשבונות?
לא בהכרח. הפקת חשבוניות, מעקב תשלומים והכנת חומר לרואה החשבון הם חלק מהשוטף. דיווחים לרשויות וטיפול מקצועי בספרים שייכים לגורם מוסמך, כמו רואה חשבון או מנהל חשבונות.
מאיזה גודל עסק זה משתלם?
אין מספר קסם. אם המשימות השוטפות גוזלות מכם כל שבוע שעות שהייתם יכולים להשקיע במכירות או בלקוחות, שווה לבדוק. גם עסק של אדם אחד יכול להוציא החוצה כמה שעות בחודש.
