מה עושה עוזרת אישית לבעל עסק, ואיך יודעים שהגיע הזמן?

עוזרת אישית לבעל עסק לוקחת ממנו את כל מה שצריך לקרות אבל לא חייב לקרות דרכו: יומן, מיילים, תיאומים, מעקבים, ספקים ובירוקרטיה. אתם נשארים עם ההחלטות ועם העבודה שרק אתם יודעים לעשות. אז לא, זה לא מותרות של מנכ"לים, ומי שחושב שזה נגמר בהזמנת מקום במסעדה לא באמת ראה את התפקיד מקרוב.

מה היא עושה בפועל

אז מה יש בפועל ברשימה? הנה מה שעובר אליה בדרך כלל:

זמן ויומן

• קובעת, מזיזה ומאשרת פגישות, כולל ההתכתבות הארוכה של "מתי נוח לך".
• שולחת תזכורות, גם ללקוחות וגם לכם.
• שומרת לכם זמן פנוי ביומן, כי אם אף אחד לא שומר עליו הוא נעלם.

מיילים והודעות

• מסננת מה דחוף, מה מחכה ומה בכלל לא צריך להגיע אליכם.
• עונה בעצמה על מה שאפשר, בשם העסק.
• מרכזת לכם רק את מה שדורש החלטה.

לקוחות וספקים

• חוזרת ללקוחות, מעבירה הצעות מחיר ועוקבת אחרי מי שלא ענה.
• עובדת מול ספקים, בודקת הזמנות ומשלוחים.
• מזכירה למי שצריך לשלם שהוא צריך לשלם.

מסמכים ובירוקרטיה

• כותבת ומגיהה מסמכים, ממלאת טפסים ומטפלת בשיחות הטלפון המעצבנות.
• מסדרת ומכינה חומר לרואה החשבון.

ומה שנופל בין הכיסאות

• ה"אני כבר אטפל בזה" שאתם אומרים לעצמכם כבר שלושה שבועות.

רשימה כזו יכולה להיראות כבדה, אבל אף אחד לא מתחיל עם הכול. בעסק אחד היומן הוא הבעיה הגדולה, ובעסק אחר אלה הספקים. תראו מה מכל הרשימה הזאת הכי מציק לכם השבוע, ומשם מתחילים. כדאי גם לזכור שעוזרת אישית טובה לא רק מבצעת: היא שמה לב. אם היא רואה שאותה שאלה חוזרת מלקוחות, או שאותו ספק מאחר שוב, היא תגיד לכם.

מה נשאר אצלכם

זה החלק שמרגיע את רוב האנשים. עוזרת טובה לא תופסת לכם את ההגה.

ההחלטות נשארות אצלכם: למי לתת הנחה, איזה לקוח לא שווה את זה, לאן העסק הולך. גם הידע המקצועי שלכם וגם הקשר האישי עם הלקוחות שבחרו דווקא בכם. ועניינים שדורשים רואה חשבון או עורך דין נשארים אצלם, ואני רק דואגת שהחומר יגיע מסודר ובזמן.

איך יודעים שהגיע הזמן

תסמנו לעצמכם:

• אתם עונים למיילים בערב, כי ביום לא הספקתם.
• חזרתם ללקוח אחרי שבוע, והוא כבר קנה ממישהו אחר.
• הפרויקטים שהיו אמורים להגדיל את העסק מחכים כבר חצי שנה.
• אתם לא יוצאים לחופשה, כי מי יענה.
• אתם יכולים לחשוב על משימות שמישהו אחר יכול לעשות, ועדיין עושים אותן בעצמכם.

המבחן הכי פשוט שאני מכירה: תשאלו את עצמכם כמה שווה לכם שעה שלכם כשאתם עובדים על העסק, ואז תראו כמה שעות בשבוע הלכו על דברים שלא דורשים אתכם. בעל העסק צריך לנהל את העסק, לא את כל מה שמסביב.

מה ההבדל בין עוזרת אישית למזכירה

שואלים אותי את זה הרבה, והתשובה הכנה היא שבעסק קטן זה לא באמת משנה. אבל יש הבדל בדגש.

מזכירה מסתכלת על המשרד: מה צריך לקרות היום כדי שהכול יזוז. עוזרת אישית מסתכלת עליכם: מה הכי חשוב לכם עכשיו, ומה עומד לכם בדרך. למשל, מזכירה תקבע את הפגישה שביקשתם. עוזרת אישית גם תשים לב שקבעתם שלוש פגישות ברצף בשלושה מקומות שונים, ותשאל אם לא עדיף להזיז אחת.

בפועל, ברוב העסקים הקטנים אותו אדם עושה את שני הדברים. לכן במקום להיתקע על הכותרת, תגדירו מה אתם רוצים שיעבור. רשימת המשימות תגיד לכם מה אתם צריכים, הרבה יותר טוב מהתואר.

דוגמאות קטנות שאוכלות שעות

לפעמים קל יותר לזהות את זה דרך דוגמאות. כל אחת מאלה נראית כלום, וביחד הן יום עבודה שלם:

• שבע הודעות הלוך ושוב כדי לקבוע פגישה אחת.
• לחפש את ההצעה ששלחתם לפני חודש, כי הלקוח פתאום חזר.
• להתקשר לספק לבדוק איפה המשלוח.
• להיזכר בלילה שלא חזרתם למישהו, ולכתוב לעצמכם פתק.
• להיכנס לאתר של רשות כלשהי, להיתקע בטופס, ולצאת.
• לכתוב שוב את אותו מייל שכתבתם כבר עשרים פעם.

אם קראתם את הרשימה ועשיתם לפחות שלושה דברים ממנה השבוע, זו בדיוק העבודה שמישהי אחרת יכולה לקחת ממכם.

למה זה קשה להרפות

בואו נדבר רגע על מה שלא נוטים לומר בקול. הקושי ברוב המקרים הוא לא הכסף, אלא התחושה ש"עד שאני אסביר, כבר אעשה את זה לבד".

זה נכון בפעם הראשונה. גם בשנייה. בפעם העשירית אתם כבר לא מסבירים, והמשימה פשוט נעשית. כל שעה שמשקיעים בהסבר חוזרת כמה פעמים לאורך הזמן.

ויש גם את "אף אחד לא יעשה את זה כמוני". ייתכן. השאלה אם זה חייב להיות כמוכם, או מספיק שזה ייעשה טוב ובזמן, במקום לחכות שתגיעו לזה.

אני אומרת את זה כמי שראתה הרבה מו"מ שעלו על שרטון וספקים בעייתיים ב-15 שנה בחברה בינלאומית: רוב הדברים לא צריכים את הבוס. הם צריכים מישהו שיטפל בהם.

איך מתחילים נכון

שבוע ראשון: לא מעבירים הכול. בחרו שני תחומים, למשל יומן ומעקב אחרי הצעות מחיר.

כותבים כללים פשוטים. אילו פגישות מאשרים בלי לשאול, מה נחשב דחוף, ואיך אתם אוהבים לענות ללקוחות.

קובעים עד איפה היא מחליטה לבד. למשל: מותר לדחות פגישה, אסור לתת הנחה.

מסכמים עדכון קבוע. סיכום יומי קצר או שבועי, לפי מה שנוח לכם. המטרה: לדעת מה קורה בלי לשאול.

נותנים גישה מסודרת. יומן, מייל, מערכת חשבוניות. רק מה שצריך, ועם הסכם סודיות.

מוסיפים בהדרגה. אחרי חודש, תסתכלו מה עוד אפשר להעביר. בדרך כלל הרשימה רק תתארך.

ותנו לזה זמן. בחודש הראשון אתם עוד בודקים הכול, וזה בסדר. הרגע שבו אתם מגלים שמשהו נעשה בלי ששאלתם עליו, הוא הרגע שבו זה התחיל לעבוד.

ואם משהו לא נעשה כמו שרציתם, תגידו מיד וספציפית, במקום לקחת את המשימה בחזרה. ככה לומדים את העסק שלכם.

במשרד או מרחוק?

עוזרת אישית שיושבת לידכם נוחה, אבל משלמים עליה גם כשאין מה לעשות, עם כל עלויות המעסיק. לרוב העסקים הקטנים, עוזרת אישית מרחוק תספיק לגמרי, כי כמעט הכול נעשה בטלפון ובמחשב. אם אתם מתלבטים בין האפשרויות, ההשוואה במזכירה בשכר או מזכירה מרחוק תעזור גם כאן.

אצלי זה נראה ככה: אדם אמיתי, לא בוט, שמכיר את העסק שלכם ומחזיק לכם את כל מה שמסביב, ואתם משלמים רק על שעות נטו. כל הפרטים נמצאים בעמוד עוזרת אישית מרחוק.